Front office adalah Pekerja yang bertugas di bagian terdepan setiap perusahaan yang pertama kali akan berhadapan dengan tamu. Penempatan petugas front office akan diletakkan pada bagian terdepan setiap perusahaan. Guna memberikan dan menerima informasi dari customer maupun yang lain.
Contents
Bagian Front Office Beserta Tugasnya
Menjadi garda terdepan pada setiap perusahaan membuat peran staf di bagian bagian front office wajib memiliki pengetahuan dan wawasan yang luas. Memiliki tugas yang cukup beresiko, front office Memiliki beberapa bagian jabatan dan tugas masing masing, berikut ini akan kami jelaskan perihal bagian bagian front office lengkap dengan tugasnya.
Resepsionis atau Reception
Petugas yang menempati lokasi terdepan sebagai penyambut tamu yang datang pada sebuah restoran atau hotel, mereka merupakan ujung tombak dalam sebuah bisnis karena yang pertama bakal menghadapi tamu pengunjung. Resepsionis juga sebagai pemberi informasi kepada seluruh pengunjung yang datang terkait seluruh fasilitas yang dimiliki.
Mereka melayani tamu datang tanpa adanya perbedaan satu sama lain, semuanya dilakukan semata demi terbentuknya suatu tujuan setiap perusahaan tempat tersebut.
Penempatan lokasi yang strategis merupakan salah satu cara agar pengunjung atau tamu lebih mudah untuk meng aksesnya. Terkait menanyakan informasi keseluruhan yang dimiliki perusahaan itu sendiri.
Membutuhkan orang yang memiliki mental kuat dan sopan santun tinggi untuk menjadi seorang resepsionis ini. Minimal memiliki pendidikan umum seperti SMA /SLTA ataupun D1/D3 untuk menjadi seorang resepsionis. dan tentu juga berpenampilan rapi dan juga good looking karena akan berhadapan dengan pengunjung dan tamu.
Tugas resepsionis
- Melayani tamu yang datang dengan ramah baik dan sopan
- Menghubungkan panggilan antara departemen
- Melayani permintaan menghubungkan panggilan
- Menerima pesan untuk disampaikan kepada penerima sesuai instruksi pemberi pesan.
- Menerima kedatangan tamu
- Melakukan pencatatan history telpon harian.
- Melakukan laporan pada atasan departemen front office
- Memastikan kebersihan lingkungan tempat kerja
Reservasi atau Reservation
Reservasi adalah bagian yang bertugas menerima pesanan dari tamu dan memberikan informasi terkait tersedianya tempat atau barang yang akan dipesan. Petugas ini wajib mengetahui stok atau jumlah yang available. Bagian reservasi memiliki tugas. Berikut akan kami berikan kepada anda beberapa list tugas petugas reservasi
Tugas Reservasi front office
- Menerima panggilan telepon dari pelanggan yang akan memesan tempat atau barang hingga jasa yang di tersedia.
- Melakukan penawaran terbaik kepada pelanggan ketika sedang berkomunikasi
- Mencatatan perihal seluruh kegiatan
- Berkomunikasi dengan baik melalui telepon maupun secara langsung
- Melakukan Promosi baik secara telepon maupun kontak langsung dengan tamuMelakukan laporan dan mencatat proses tamu yang cancel, delay, atau datang lebih awal.
- Mencatat dan menyimpan nota nota pemesanan
- Melakukan pembuatan catatan reservasi
Bagian Seragam / Uniform
Bagian ini adalah petugas yang mengatur serta bertanggung jawab atas seluruh seragam dan penampilan seluruh staf pada departemen front office. Penampilan departemen office akan menjadi salah satu titik Pandangangan pertama. maka dari itu harus benar benar rapi dan bagus penampilannya.
Tugas bagian Uniform front office:
- Menentukan seragam departemen front office
- Mengatur jadwal penggunaan seragam seluruh front office
- Memastikan perlengkapan aksesoris setiap petugas front office lengkap
Operator front office
Petugas yang bekerja memberikan pelayanan melalui sambungan telepon. petugas ini juga sebagai penghubung antara customer dengan pihak perusahaan. Dengan adanya operator akan sangat memudahkan calon costumer mengetahui banyak hal tentang hotel, restoran atau perusahaan apapun
Petugas ini harus ramah dalam menghadapi berbagai macam sifat dan karakter orang pada waktu telepon. Seorang petugas telepon operator harus bisa menjaga sikap meskipun belum pernah melakukan kontak langsung dengan pelanggan.
Tugas Operator front office
- Sebagai Penghubung ketika ada telepon masuk dan menyambungkan ke pihak pihak yang berkepentingan.
- Menerima telepon dari luar
- Memberikan informasi akan kelebihan yang dimiliki perusahaan
Seksi informasi / information front office
Front office memiliki bagian informasi yang bertugas sebagai pemberi informasi kepada seluruh customer. Bagian informasi menjelaskan perihal seluruh fasilitas yang dimiliki perusahaan. petugas ini wajib memiliki pengetahuan dan wawasan yang luas agar mudah memberikan informasi yang akurat.
Tugas staf informasi front office
- Memberikan informasi kepada tamu
- Memasang pengumuman pada tempat yang sudah disediakan
Cashier Front Office
Front office juga memiliki petugas cashier di dalamnya, petugas ini hanya ada pada tempat tertentu seperti pada hotel. untuk restoran biasanya akan menyediakan cashier khusus untuk melakukan segala jenis pembayaran nya. cashier di front office hotel merupakan petugas yang mengurus seluruh pembayaran yang dilakukan oleh customer. Baik melalui chas maupun melalui cara pembayaran yang lain.
Tugas kasir front office:
- Menangani pembayaran tamu hotel
- Melayani tamu jika ingin melakukan tukar uang ( money changer)
- Menerima penitipan yang dilakukan oleh tamu
- Mencatat dan menghitung seluruh pemasukan yang dilakukan oleh tamu
- Mempersiapkan peralatan dan uang untuk kembalian
- Membersihkan tempat kerja kasir
- Mengetahui harga terbaru yang diberlakukan pihak manajemen
Setiap departemen dalam hotel pastinya memiliki bagian dan tugas masing masing. sesuai keahlian dan kemampuannya. itulah penjelasan tentang bagian bagian front office beserta penjelasanya.
Jangan lupa kunjungi artikel kami lainya agar anda mendapatkan wawasan dan pengetahuan yang luas.salam sukses selalu dari kami
Baca juga struktur organisasi hotel